1. Warteliste für eine Kursart oder einen Termin aktivieren
Das Limit der Warteliste legst du bei der Kursart fest und änderst es bei Bedarf für einen einzelnen Termin. Der Wert 0 bedeutet, dass die Warteliste ausgeschaltet ist. Das Limit bestimmt, wie viele Personen warten können; ist die Warteliste voll, werden keine weiteren Einträge angenommen.
Teilnehmende sehen die Warteliste erst, wenn alle Plätze belegt sind und die Stornierungsfrist noch läuft. Sind Plätze frei, bietet Studio eine normale Buchung an.
2. Was Wartende sehen
Ein Wartelisteneintrag ist noch keine Buchung. Vor dem Eintragen sehen Teilnehmende die Bedingungen und stimmen der automatischen Buchung zu, sobald ein Platz frei wird – mit einem Eintrag von ihrer Karte oder einem an die Schule zu zahlenden Betrag. Abgerechnet wird erst bei der Buchung von der Warteliste.
Ihre Position sehen Teilnehmende unter Meine Buchungen. Dort können sie die Warteliste auch verlassen, wenn sich ihre Pläne ändern.
3. Automatische Buchung nach einer Absage
Sagt jemand vor Ablauf der Stornierungsfrist ab, bucht Studio im selben Vorgang die erste berechtigte Person von der Warteliste und sendet ihr eine Bestätigung per E-Mail. Die Warteliste wird auch geprüft, wenn eine Änderung des Termins einen Platz frei macht.
Berechtigt ist, wessen Buchung die Kursregeln erfüllt. In Paartanzkursen prüft Studio die gewählte Rolle und die Rollenlimits und bucht ein Paar nur, wenn zwei passende Plätze frei sind. Wer noch nicht passt, bleibt auf der Warteliste und wird über das Überspringen informiert, und Studio prüft die nächste Person.
Ändern sich vor der Buchung Uhrzeit, Raum oder akzeptierter Preis, wird der Eintrag geschlossen und die Person erhält eine Nachricht. Studio bucht niemanden zu Bedingungen, denen er oder sie nicht zugestimmt hat.
4. Das Team behält die Warteschlange im Blick
Aus der Anwesenheitsliste eines Termins öffnen Mitarbeitende dessen Warteliste. Sie sehen die Reihenfolge, den Status jedes Eintrags und den Grund für das letzte Überspringen, falls Studio jemanden nicht buchen konnte.
- Eine ausgewählte Person außerhalb der Reihenfolge von der Warteliste buchen. Manuelles Nachrücken kann die Kurskapazität überschreiten.
- Einen Eintrag mit Angabe eines Grundes von der Warteliste entfernen.
- Die Rolle einer gebuchten Person ändern. Studio prüft die Warteliste dann erneut.
5. Nach Ablauf der Stornierungsfrist
Die Stornierungsfrist ist zugleich die Grenze für die Warteliste. Danach bucht Studio niemanden mehr von der Warteliste – weder automatisch noch manuell – und nimmt keine neuen Einträge an. So erhält niemand einen Platz zu einem Zeitpunkt, an dem er ihn nicht mehr selbst stornieren könnte. Die Länge der Frist legst du in den Buchungsregeln der Schule fest.
Wird der Termin abgesagt, werden die Wartelisteneinträge geschlossen und die Wartenden per E-Mail benachrichtigt.
Häufige Fragen
Ist ein Wartelisteneintrag eine Buchung?
Nein. Wartende warten auf einen Platz und stimmen vorab der automatischen Buchung zu. Kartenauszug oder Betrag werden erst bei der Buchung von der Warteliste abgerechnet.
Wer erhält einen frei gewordenen Platz?
Die erste berechtigte Person auf der Warteliste, also jemand, dessen Buchung die Kursregeln erfüllt. Studio bucht sie im selben Vorgang, in dem jemand storniert, und sendet ihr eine E-Mail-Bestätigung.
Können Mitarbeitende jemanden außer der Reihe buchen?
Ja, vor Ablauf der Stornierungsfrist. Aus der Anwesenheitsliste eines Termins öffnen Mitarbeitende die Warteliste und verschieben die gewählte Person zu den Gebuchten. Eine manuelle Übernahme kann die Platzzahl überschreiten.
Was passiert mit der Warteliste nach Ablauf der Stornierungsfrist?
Studio bucht niemanden mehr von der Warteliste – weder automatisch noch manuell – und nimmt keine neuen Einträge an. Wird der Termin abgesagt, erhalten Wartende eine Benachrichtigung per E-Mail.