Beginne mit der Arbeitsweise deiner Schule

Notiere, was heute am meisten Zeit kostet: Fragen nach freien Plätzen, Anwesenheitslisten, Kartenabrechnung oder die Planung von Räumen und Kursleitungen. Die Software sollte genau diese Probleme zuerst lösen.

Berücksichtige die Art deiner Kurse. Eine Schule mit Kinderkursen braucht andere Funktionen als ein Studio mit offenen Kursen für Erwachsene, und eine selbstständige Kursleitung in gemieteten Räumen andere als eine Schule mit mehreren Räumen und Team.

Anmeldung und Kursplan

Teilnehmende sollten sich schnell anmelden können, ohne eine App installieren zu müssen. Prüfe auf dem Handy, ob freie Plätze, Preis, Raum und Kursleitung sichtbar sind und ob die Stornoregeln vor der Anmeldung erscheinen.

Für die Schule zählen Konfliktprüfung bei Räumen und Kursleitungen, wiederkehrende Termine und die Veröffentlichung des Kursplans erst, wenn er fertig ist.

  • Ein Platzlimit pro Gruppe, nach dessen Erreichen die Anmeldung schließt.
  • Selbstständige Stornierung durch Teilnehmende innerhalb einer festgelegten Frist.
  • Eine Warteliste, wenn deine Gruppen oft voll sind.
  • Möglichkeit zur Buchung mit Begleitperson und Begrenzung der Führungs-/Folgerollen, ohne automatische Partnervermittlung.
  • Ein Link zum Kursplan für die Website der Schule und soziale Medien.

Karten und Zahlungen

Tanzschulen rechnen meist über Karten mit einer Anzahl von Eintritten oder einer Gültigkeitsdauer ab. Prüfe, ob die Software beim Anmelden einen Eintritt abzieht, ihn beim Stornieren zurückgibt, Karten pausieren lässt und Nachholstunden erlaubt.

Kundinnen und Kunden in Polen erwarten Zahlungen per BLIK und Sofortüberweisung. Kläre, auf wessen Konto das Geld geht, was jede Transaktion kostet und ob die Software eine Provision nimmt. Achte darauf, dass du auch Barzahlungen im System erfassen kannst.

Team, Anwesenheit und Daten

Kursleitungen sollten ihre Kurse sehen und die Anwesenheit am Handy erfassen, ohne Zugriff auf alle Einstellungen der Schule. Achte auf Rollen und Berechtigungen im Team.

Für Teilnehmerdaten bist du nach der DSGVO verantwortlich. Frage, wo sie gespeichert werden, wer Zugriff hat und ob du Kunden und Buchungen jederzeit herunterladen kannst, etwa als CSV-Datei.

Teste die Software in der Praxis

Der beste Test ist eine echte Kurswoche. Lege ein Konto an, füge einen Raum und eine Gruppe hinzu, veröffentliche die Termine und melde dich als Teilnehmer per Handy an. So siehst du, wie viele Schritte zur Buchung nötig sind und wie viel Arbeit bei dir bleibt.

Vergleiche die Kosten über ein Jahr statt über einen Monat und prüfe die Kündigungsbedingungen. Preismodelle erklärt der Ratgeber zu den Kosten von Tanzschulsoftware.

Wie Studio abschneidet

Studio bietet Online-Anmeldung mit Platzlimit, Warteliste und Stornoregeln, E-Mail-Bestätigungen für Buchungen, Änderungen, Absagen und Kartenkäufe, Kursplan mit Konfliktprüfung und wiederkehrenden Terminen, Karten mit Pausieren und Nachholen, Zahlungen per Karte, BLIK und Przelewy24 über das Stripe-Konto der Schule, Anwesenheit, Raumvermietung, Teamrollen und CSV-Export. Es ist kostenlos und läuft im Browser.

Studio versendet E-Mail-Bestätigungen für Buchungen, Änderungen, Absagen und Kartenkäufe, hat aber noch keine Erinnerungen vor dem Kurs (per SMS oder E-Mail), keine App im Store, keine Elternkonten und keine Rechnungsstellung. Wenn eine dieser Funktionen für dich unverzichtbar ist, berücksichtige das im Vergleich.