Zacznij od tego, jak pracuje Twoja szkoła

Spisz, co dziś zajmuje najwięcej czasu: odpowiadanie na pytania o wolne miejsca, listy obecności, rozliczanie karnetów czy układanie grafiku sal i instruktorów. Program powinien rozwiązać te problemy w pierwszej kolejności.

Weź pod uwagę charakter zajęć. Szkoła z kursami dla dzieci potrzebuje innych funkcji niż studio z otwartymi zajęciami dla dorosłych, a samodzielny instruktor w wynajmowanych salach innych niż szkoła z kilkoma salami i zespołem.

Zapisy i grafik

Uczestnik powinien zapisać się szybko i bez instalowania aplikacji, jeśli tego nie chce. Sprawdź na telefonie, czy widać wolne miejsca, cenę, salę i instruktora oraz czy przed zapisem pojawiają się zasady anulowania.

Po stronie szkoły liczy się kontrola kolizji sal i instruktorów, cykliczne terminy i publikowanie grafiku dopiero wtedy, gdy jest gotowy.

  • Limit miejsc w grupie, po którego wyczerpaniu zapisy się zamykają.
  • Samodzielne anulowanie zapisu przez uczestnika w ustalonym terminie.
  • Lista rezerwowa, jeśli Twoje grupy często się zapełniają.
  • Możliwość zapisu z partnerem i limitowania ról prowadzący/prowadzona, bez automatycznego dobierania par.
  • Jeden link do grafiku, który wstawisz na stronę szkoły i do mediów społecznościowych.

Karnety i płatności

W szkołach tańca rozliczenia opierają się zwykle na karnetach z liczbą wejść lub okresem ważności. Sprawdź, czy program zdejmuje wejście przy zapisie, oddaje je przy anulowaniu, pozwala zamrozić karnet i odrobić opuszczone zajęcia.

Klienci w Polsce oczekują płatności BLIK-iem i szybkim przelewem. Ustal, na czyje konto trafiają pieniądze, ile kosztuje każda transakcja i czy program pobiera prowizję. Upewnij się, że wpłaty gotówkowe także zapiszesz w systemie.

Zespół, obecności i dane

Instruktor powinien widzieć swoje zajęcia i sprawdzać obecność na telefonie bez dostępu do wszystkich ustawień szkoły. Zwróć uwagę na role i uprawnienia pracowników.

Za dane uczniów odpowiadasz zgodnie z RODO. Zapytaj, gdzie są przechowywane, kto ma do nich dostęp i czy w każdej chwili pobierzesz listę klientów oraz rezerwacji, na przykład do pliku CSV.

Sprawdź program w praktyce

Najlepszym testem jest prawdziwy tydzień zajęć. Załóż konto, dodaj jedną salę i grupę, opublikuj terminy i zapisz się jako uczestnik z telefonu. Zobaczysz, ile kroków dzieli klienta od rezerwacji i ile pracy zostaje po Twojej stronie.

Porównaj koszty w skali roku, a nie jednego miesiąca, i sprawdź warunki rezygnacji. Modele cenowe opisuje poradnik o kosztach programu dla szkoły tańca.

Jak wypada Studio na tej liście

Studio obejmuje zapisy online z limitem miejsc, listą rezerwową i zasadami anulowania, potwierdzenia e-mail rezerwacji, zmian, odwołań i zakupu karnetów, grafik z kontrolą kolizji i cyklicznymi terminami, karnety z zamrożeniem i odrabianiem, płatności kartą, BLIK-iem i Przelewami24 przez konto Stripe szkoły, obecności, wynajem sal, role zespołu oraz eksport do CSV. Jest bezpłatne i działa w przeglądarce.

Studio wysyła e-mailem potwierdzenia rezerwacji, zmian, odwołań i zakupu karnetów, ale nie ma jeszcze przypomnień przed zajęciami (SMS ani e-mail), aplikacji w sklepie, kont rodzica ani wystawiania faktur. Jeśli któraś z tych funkcji jest dla Ciebie konieczna, uwzględnij to w porównaniu.