Partez du fonctionnement de votre école

Notez ce qui vous prend le plus de temps aujourd’hui : répondre aux questions sur les places libres, les feuilles de présence, le suivi des cartes ou le planning des salles et des professeurs. Le logiciel doit d’abord régler ces problèmes.

Tenez compte du type de cours. Une école avec des cours pour enfants n’a pas les mêmes besoins qu’un studio aux cours ouverts pour adultes, ni un professeur indépendant en salles louées qu’une école avec plusieurs salles et une équipe.

Inscriptions et planning

Les participants doivent pouvoir s’inscrire rapidement, sans installer d’application s’ils ne le souhaitent pas. Vérifiez sur mobile que les places libres, le prix, la salle et le professeur sont visibles et que les conditions d’annulation s’affichent avant l’inscription.

Côté école, comptent le contrôle des conflits de salles et de professeurs, les séances récurrentes et la publication du planning seulement lorsqu’il est prêt.

  • Une limite de places par groupe qui ferme les inscriptions une fois atteinte.
  • Annulation par le participant lui-même dans un délai fixé.
  • Une liste d’attente si vos groupes sont souvent complets.
  • Possibilité de réserver avec un partenaire et de limiter les rôles guideur/guidé, sans mise en relation automatique.
  • Un seul lien vers le planning, à placer sur le site de l’école et les réseaux sociaux.

Cartes et paiements

Les écoles de danse fonctionnent le plus souvent avec des cartes à nombre d’entrées ou à durée de validité. Vérifiez que le logiciel déduit une entrée à l’inscription, la restitue à l’annulation, permet de geler une carte et de rattraper les cours manqués.

En Pologne, les clients s’attendent à payer par BLIK et virement instantané. Vérifiez sur quel compte arrive l’argent, le coût de chaque transaction et si le logiciel prélève une commission. Assurez-vous de pouvoir aussi enregistrer les paiements en espèces.

Équipe, présences et données

Les professeurs doivent voir leurs cours et faire l’appel sur mobile sans accéder à tous les réglages de l’école. Soyez attentif aux rôles et aux droits de l’équipe.

Vous êtes responsable des données des élèves au titre du RGPD. Demandez où elles sont stockées, qui y a accès et si vous pouvez à tout moment télécharger vos clients et réservations, par exemple en CSV.

Testez le logiciel en conditions réelles

Le meilleur test est une vraie semaine de cours. Créez un compte, ajoutez une salle et un groupe, publiez les séances et inscrivez-vous comme participant depuis votre mobile. Vous verrez combien d’étapes séparent un client de la réservation et le travail qui vous reste.

Comparez les coûts sur un an plutôt que sur un mois et vérifiez les conditions de résiliation. Les modèles de prix sont détaillés dans le guide sur le coût d’un logiciel pour école de danse.

Ce que propose Studio

Studio couvre les inscriptions en ligne avec limite de places, liste d’attente et conditions d’annulation, les confirmations par e-mail des réservations, modifications, annulations et achats de cartes, le planning avec contrôle des conflits et séances récurrentes, les cartes avec gel et rattrapage, les paiements par carte, BLIK et Przelewy24 via le compte Stripe de l’école, les présences, la location de salles, les rôles de l’équipe et l’export CSV. Il est gratuit et fonctionne dans le navigateur.

Studio envoie par e-mail les confirmations de réservations, de modifications, d’annulations et d’achats de cartes, mais ne propose pas encore de rappels avant les cours (par SMS ou e-mail), d’application sur les stores, de comptes parents ni de facturation. Si l’une de ces fonctions est indispensable pour vous, intégrez-la à votre comparaison.